Termes du mandat

- Sous la supervision du CPM et du Chargé d’Appui Programme (CAP), l’Assistant/e Appui Programme (AAP) contribuera au Programme pays du FIDA à travers l'administration du Bureau de pays. Il/elle assistera le Chargé de portefeuille (CPM) et le CAP dans l'accomplissement de leurs tâches pour atteindre collectivement l'efficacité du programme de pays.

I. Tâches et responsabilités. L’AAP sera responsable des tâches suivantes.

1. Gestion du Bureau/ Appui administratif et logistique

• Rédiger les versions préliminaires de documents et correspondances, et finaliser des rapports, la correspondance et des mémoires pour les réunions ainsi que des données statistiques, en assurant la qualité et le format.
• Entreprendre des recherches de base et obtenir des informations pertinentes pour les programmes.
• Assurer les tâches administratives et les arrangements logistiques liés aux missions et aux ateliers dans le pays. Assurer la liaison avec l'agence d’accueil sur les questions relatives notamment à: i) l'administration du personnel; ii) réservations pour les voyages officiels, autorisations de voyage, demande de remboursement des frais de voyage; iii) demandes de visa, informations sur les voyages, commandes et demandes de biens et services. Préparer les sets de documents utiles pour les missions et les ateliers.
• Gérer l’entrée et la sortie des données dans les systèmes du FIDA pour les informations clés sur les projets (Project and Portfolio Management System - PPMS), l’Etat d’avancement du projet (Project Status Report - PSR), le système de suivi des demandes de retrait de fonds (Withdrawal application tracking system - WATS), et les contrats des consultants et les paiements.
• Maintenir et administrer le budget du Bureau conformément aux instructions du CPM.
• Traiter toutes les demandes et les requêtes concernant le Bureau et veiller à ce que les mesures nécessaires soient prises.
• Mettre en place et tenir à jour les fichiers (version papier et électronique) concernant les projets/programmes, les documents, les contacts et les dossiers.
• Assurer la liaison avec la salle de courrier de l’agence d'accueil sur tous les documents reçus et expédiés.

2. Supervision des projets/ Appui à la mise en œuvre

• Veiller à ce que les unités de coordination du projet (UCP) préparent et soumettent chaque semestre les rapports d'avancement à temps, et en assurer l'exhaustivité.
• Servir de point focal pour examiner l'exhaustivité des données dans les rapports SYGRI en ce qui concerne les informations clés pour le suivi-évaluation, et pour entrer les données dans le système du FIDA.
• Passer en revue les demandes de retrait de fonds et de non-objection des projets/programmes avant qu’elles ne soient soumises au FIDA, et mettre en place et tenir à jour le système de suivi.
• Contribuer à la gestion des connaissances par l'échange d'informations avec les partenaires du projet, en particulier l’Équipe de gestion du programme pays (EGPP).

II. Compétences professionnelles

1. Qualification et expérience

• Le diplôme de fin d'études secondaires est indispensable. Un diplôme universitaire en commerce, gestion, sciences sociales ou en administration publique ou qualification professionnelle équivalente est un atout.
• Au moins quatre ans d'expérience professionnelle acquise à des niveaux de responsabilité croissante dans le domaine de la gestion et de l’administration, si possible avec des projets de développement.
• Une excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l'anglais.
• Bonnes capacités de communication écrite et verbale.
• L’expérience avec la règlementation financière, les procédures administratives et des lignes directrices les Nations Unies est un atout.
• Excellente connaissance des logiciels Microsoft et de la communication électronique.

2. Compétences

• Bonne capacité d'analyse
• Bon esprit d'équipe
• Fortes compétences en gestion de bureau
• Sens de l'organisation et l'attention aux détails

Notes:

• Sous la supervision du Chargé de portefeuille, le ou la AAP peut être amené/e à entreprendre des tâches spécifiques et effectuer des missions d’appui temporaires en appui à d'autres programmes du FIDA.
• Le poste impliquera des voyages fréquents à l’intérieur et à l’extérieur du pays.

Les candidats intéressés et dont les profils répondent aux critères du poste sont priés de faire acte de candidature en déposant, une lettre de motivation et un curriculum Vitae actualisé plus la copie des diplômes et attestations.

Les candidatures doivent être adressées à Monsieur Gabriel Legba-Mony, Directeur de pays Adjoint aux Opérations du PNUD, sous pli fermé au plus tard le Lundi 07 Mai 2011 à 16h00 à l’Immeuble de la Maison Commune, sis à Coléah corniche Sud, avec la mention    « Poste Assistant(e) Appui Programme (AAP) ».

registry.gn@undp.org